複数の相手先に対して同一のWordの文書を作成する際に、元となる文書ファイルを直接編集して各相手先ごとの文書を作成するよりも、Wordの「差し込み印刷」の機能を利用して元の文書の必要な部分だけを相手先に合わせて入れ替えて作成した方が効率的です。Wordの文書ファイルが1つで済みます。元となる文書ファイルを直接編集して相手ごとにファイルを作成すると管理が大変なうえ、編集の際に意図せずに文書を改変してしまう恐れがあります。
税理士事務所で契約書を作成する場合、先に顧問先のリストをExcelのファイルで作成しておき、それをデータファイルに指定して文書を作成します。このとき、顧問先が法人なのか個人事業者なのかによって表示させる内容を変更したい場合があります。
例えば法人なら「法人税」、個人事業者なら「所得税」と表示させたり、法人なら会社名を表示させ個人事業者なら何も表示させない、といったことです。
これについては、差し込み印刷で差し込みフィールドを作成する際に「フィールドコード」というものを書くことができるのですが、そこでExcelのIF関数に似た書き方ができます。データファイルの顧問先リストに法人・個人事業者の区分を入れたり、または顧問先のコードが一定の数よりも大きい・小さいを判定基準にして法人と個人事業者とで表示させる内容を変えることができます。
その他差し込みフィールドの日付や金額についても、Excelでセルの表示形式を指定するように表示形式を指定することもできます。
