会計ソフトへの入力はCSV入力をメインにした方が良いかも知れない

会計ソフトへの入力はCSV入力をメインにした方が良いかも知れない、と考えています。

会計ソフトへの入力は、年次で行うもの・月次で行うもの・その他定期的に行うものは毎回大体同じ内容であるものが多いと思います(金額は違っても仕訳のパターンが同じ)。

年次で行うもの・・・決算整理仕訳 など

月次で行うもの・・・未払金の計上 減価償却費の計上 など

その他定期的に行うもの・・・車検費用の計上(2年に1度) 車両の購入時の仕訳 など

この他にも、借入金を返済する仕訳を元金と利息との合計額で行っている場合、元金と利息の振替の仕訳も毎月(毎返済時)に行うことになります。

こういったものについては会計ソフトで仕訳を作成する操作が面倒なので、Excelなどを使ってCSVファイルを作成して入力した方が楽です。

年次で行うもの・その他定期的に行うものについては、前回行った仕訳をコピーし、日付と金額を修正します。

月次で行うものについては、ひと月分の仕訳を作成してそれを12か月分(必要であれば決算整理仕訳分も)コピーし、日付を適宜修正します。

仕訳を作成するときに、「どの金額をどの勘定科目で処理するか」ということをその都度考えるのは時間の無駄ですので、一度きちんと考えてパターンを決め、そのパターン(のCSVファイル)を保存しておいて、次に同じことがあったときに日付と金額だけ変更するようにします。

「レシートを参照して現金(小口現金)勘定の経費を入力する」といった場合でも、会計ソフトの入力画面が使いにくい場合、または入力に手間がかかる場合には、Excelのワークシートに入力してそれをExcelのマクロで入力用のCSVファイルにすることができます。

売掛金・買掛金の計上の仕訳についても、JDLIBEX出納帳のようなタイプの会計ソフトを使用している場合で売掛先・買掛先の数が多いときには、

売掛先(買掛先)の切り替え → 前月分の仕訳のコピー → 売上(仕入)金額の修正

といった手順で入力しなければならず、大変時間がかかります。しかし、日付・売掛先(買掛先)・勘定科目・金額のデータをExcelを使って入力し、それを元にしてCSVファイルを作成すればかなりの負担軽減になります。

仕訳が間違っていても、バックアップさえ取っておけば何度でもやり直しができるのもCSV入力の良いところです。

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