入力する領収書の枚数が多いとき

会計ソフトへの入力のうち、現金の入出金又はクレジットカードの利用等について、毎日入力するのであれば大きな負担にはなりませんが、ひと月分をまとめて入力しなければならないとき、レシート(領収書)の取扱いが負担になります。

レシートをスキャナーで読み取ってpdfファイルに保存する

ある程度の枚数のレシートがある場合は、スキャナで読み取ってpdfファイルに保存しています。

スキャナは、富士通の ScanSnap iX500 を使用しています。

最初に、レシートを相手先とサイズで分類しておきます。

次に、同じようなサイズをまとめて、適当な枚数に分けて読み取りさせます。

レシートの向きは、ある程度そろえておいた方がいいかも知れませんが、違っていてもあまり気にする必要はありません。(後で修正できます。)

あまり多くの枚数をまとめて読み取りさせると、途中で紙詰まりが発生した際にどこまで読み取りができていたかがわからなくなってしまいます。

また、読み取りが終わって排出されたレシートを適宜取り除いていかないと、レシートがごちゃごちゃになってしまいます。

実際にいろいろなレシートの読み取りをやってみると、あまり小さいサイズのものはうまく紙送りができませんし、複写式の伝票の内の1枚のように薄いものは紙詰まりを起こしやすいようです。

読み取ったレシートは、「2018年08月25日16時58分24秒」といった日付及び時刻の名前の付いたpdfファイルになります。

Nuance Power PDF Standard でpdfファイルを1つのファイルにまとめる

富士通の ScanSnap iX500には、Nuance Power PDF Standard というソフトウェアが付属していますが、このソフトウェアを使用すると、複数のpdfファイルを1つのファイルにまとめることができます。

例えば、7月分の現金のレシートが100枚あって、ScanSnap iX500で読み取りすると100個のpdfファイルができますが、それを1つのファイルに結合して別途保存することができます。

その結合したファイルを Nuance Power PDF Standard を使って参照する場合に、「ビュー」メニューの「スクロールオプション」で「単一ページ(s)」を指定し、「ビュー」メニューの「ページ自動調整オプション」で「ページ全体を表示(p)」を指定することによって、PCの矢印キーでレシートごとに1枚ずつ表示を切り替えていくことができます。

表示が小さくて見づらいときは、「Ctrl」キーを押しながら「+」キーを押せば拡大できます。(表示を元に戻すためには、「ビュー」メニューの「ページ自動調整オプション」で「ページ全体を表示(p)」を指定し直します。)

また、表示が横向きになっていたり逆さまになっていたりした場合は、「ホーム」メニューの「右」「左」などで向きを修正することができますし、不要なものがあった場合は「削除」メニューで削除することもできます。

入力作業はExcelで行いデータ入力用のcsvファイルを作成

Nuance Power PDF Standard でレシートを参照しながら入力を行います。

入力のデータとしては、「日付」「科目」(または「補助科目」)「金額」「摘要」があれば良いので、入力作業自体には入力作業が楽に行えるExcelを使用しています。

Excelのファイルからデータ入力用のcsvファイルを作成して、会計ソフトへの取り込みを行っています。

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